Häufig gestellte Fragen

Welche Dienstleistungen bieten wir an?
Was ist der Baustein 1: "Buchhaltung"?

Grundlage dieses Bausteins ist der §28 des Wohneigentumsgesetzes.

Gemäß §28 Abs. 1 erstellen wir Ihnen auf der Grundlage der Vorjahresabrechnung einen Wirtschaftsplan für das kommende Jahr. Neben den umlagefähigen Kosten der Wohneigentümergemeinschaft enthält dieser auch die nicht umlagefähigen Kosten Kosten für ggf. in einer Wohneigentümerversammlung beschlossenen Instandhaltungskosten, Kosten für die Kontoführung, Kosten der Verwaltung und die beschlossenen Kosten zur Bildung der Erhaltungsrücklage.

Im laufe des Kalenderjahres führen wir auf Grundlage des Wirtschaftsplanes und der Kontoauszüge des Hausgeldkontos eine Buchhaltung.

Am Ende des Kalenderjahres erstellen wir dann gemäß §28 die Abrechnung. Diese besteht aus einer Betriebskostenabrechnung, die Wasserabrechnung, den Vermögensbericht für jeden Eigentümer*in sowie zwei Steuerbescheinigungen. Die Betriebskostenabrechnung enthält die Summe aller Einnahmen und Summen aller Ausgaben und ermittelt, welche Eigentümer*in eine Nachzahlung leisten müssen und welche Eigentümer*innen ein Guthaben ausbezahlt bekommen. In Hessen enthält die Wasserabrechnung die verbrauchten Wasserkosten, die Kanal- und die Niederschlagsgebühren. Da diese Gebühren unterschiedlich berechnet werden (Wasser/Kanal nach Verbrauch, Niederschlagsgebühren nach Wohneinheiten), handelt es sich dabei um eine Einzelabrechnung. Der Vermögensbericht enthält die Jahressummen des Hausgeldkontos und der Erhaltungsrücklage sowie ein Kontoauszug Ihres Hausgeldkontos. Die Steuerbescheinigungen enthalten zum einen die Bescheinigung nach §35a Einkommenssteuergesetz zur Vorlage beim Finanzamt. Die Bescheinigung ist in zwei Teile aufgeteilt: Im ersten Bereich werden alle haushaltsnahen Dienstleistungen aufgeführt. Der zweite Bereich enthält die Aufstellung aller Handwerker-Leistungen. Letztlich erhalten Sie - ebenfalls zur Vorlage beim Finanzamt - eine Bescheinigung über die erhaltenen Zinsen, die gezahlte Kapitalertragssteuer sowie ggf. den abgeführten Solidaritätszuschlag. Beispiele für die von uns erstellten Abrechnungen können Sie sich im Download-Bereich anschauen und herunter laden.

Was ist der Baustein 2: "Hausverwaltung"?

Dieser Baustein beinhaltet alle in den §28 des Wohnungseigentumsgesetzes geregelten Aufgaben und Pflichten der Hausverwaltung. Neben den im Baustein 1 beschriebenen Dienstleistungen, beinhaltet dieser Baustein folgende Komponenten:

Führung der Bankkonten der Wohnungseigentümergemeinschaft

Wir legen für die Wohneigentümergemeinschaft bei der DKB ein Hausgeld- und ein Rücklagen-Konto im Namen Namen der Wohnungseigentümergemeinschaft an. Auf dieses Konto hat nur die Hausverwaltung sowie ggf. ein Eigentümer Zugriff. Damit ist sichergestellt, dass die Gelder separat von allen anderen von uns verwalteten Geldern sicher angelegt sind.

Auf Grundlage des im Baustein 1 erstellten Wirtschaftsplanes werden dann die Vorauszahlungen der Eigentümer*innen eingefordert. Üblicher Weise erteilen alle Eigentümer*innen uns ein SEPA-Mandat, so dass wir die Vorauszahlungen von Ihrem Konto abbuchen können. Das bietet Ihnen den Vorteil, dass Sie sich nicht weiter um die Zahlungen kümmern müssen. Wenn Sie dies nicht wünschen, so obliegt es Ihnen, die Gelder selbst zu überweisen. Wir überwachen diese Zahlungen und schreiben ggf. bei ausbleibenden Zahlungen den/die Eigentümer*in an und mahnen die Zahlung an.

Erweiterte Betreuung des Gemeinschaftseigentums

  1. Umsetzung von Beschlüssen der Wohneigentümergemeinschaft.
  2. Vorschläge zur Kosteneinsparung, etwa durch eingeholte Angebote anderer Versicherer und Dienstleister oder von unterschiedlichen Handwerkern angeforderte Kostenvoranschläge bei erforderlichen Erhaltungs- und Instandsetzungsarbeiten.
  3. Abwehr unberechtigter Forderungen an die Wohneigentümergemeinschaft.
  4. Geltendmachung von Ansprüchen der Wohneigentümergemeinschaft gegenüber Miteigentümern sowie gegenüber Dritten.

Bauliche und technische Betreuung des Gemeinschaftseigentums

  1. Regelmäßige Begehungen des Gemeinschaftseigentums zur Beurteilung des baulichen und/oder des technischen Zustandes (z.B. Fassade, Bedachung, Treppenhäuser, Flure, Kellergänge, etwaige Gemeinschaftsräume, Heizung und Heizungsraum, Zuwege zum Objekt, Gartenanlagen, Stellplätze für Mülltonnen, ggf. Waschküche und Trockenräume, Aufzug usw.).
  2. Sicherstellung der Instandhaltung bzw. Instandsetzung des Gemeinschaftseigentums, um einen Werterhalt sowie eine Erhaltung des Bauzustandes zu gewährleisten.
  3. Vergabe und Überwachung der erforderlichen Reparaturarbeiten.
  4. Abschluss von Verträgen mit Handwerkern (z.B. Vergabe des Hausmeisterdienstes).

Im weitesten Sinne rechtliche Betreuung des Gemeinschaftseigentums

  1. Einberufung zu den Wohneigentümer*innen-Versammlungen einschließlich der Erstellung von Beschlussvorlagen.
  2. Leitung der Versammlung der Wohneigentümergemeinschaft.
  3. Erstellung eines Protokolls über die Versammlung.
  4. Führen der elektronischen Beschlusssammlung.
  5. Beratung der Wohneigentümergemeinschaft zu Fragen des Wohneigentümergesetzes.
  6. Beauftragung eines Rechtsanwaltes bei Streitigkeiten der Wohneigentümergemeinschaft (sofern der Verwalter dazu von bei einer Versammlung der Wohneigentümergemeinschaft dazu ermächtigt wurde).
  7. Abschluss von Wartungs- (z.B. Heizung) und Dienstleistungsverträgen (z.B. Winterdienst) im Namen der Wohneigentümergemeinschaft.
Was ist der Baustein 3: "Mietverwaltung"?

Nicht jeder Vermieter möchte oder kann mit seinen Mieter*innen alles selbst regeln. Wir bieten Ihnen dafür an, die Mietverwaltung mit der Abwicklung aller kaufmännischen, technischen und juristischen Angelegenheiten zu übernehmen. Bitte beachten Sie, dass diese Dienstleistung unabhängig von einer Verwalterbestellung vertraglich vereinbart wird. Wir empfehlen aufgrund von Überschneidungen die Hausverwaltung und die Mietverwaltung aus einer Hand zu beziehen.

Der Begriff der Mietverwaltung ist gesetzlich nicht näher definiert und wird im allgemeinen Sprachgebrauch sehr unterschiedlich eingesetzt die Mietverwaltung alle Aufgaben übernimmt, die sich durch Mieter, Neuvermietung, Nebenkostenabrechnung und ähnliches ergeben. Dabei wird zusätzlich zwischen gewerblicher und privater Mietverwaltung unterschieden.

Zu den Hauptaufgaben einer Mietverwaltung zählen die Neuvermietung, Wohnungsübergaben, Kontrolle der Mieteingänge, außergerichtliche Mahnverfahren bei Mietrückständen, Abrechnung der Nebenkosten, Überwachung der Hausordnung und vieles mehr. Die Aufgaben lassen sich in folgende Bereiche zusammenfassen:

Bereich 1: Kaufmännische Betreuung

Die Hauptaufgabe in diesem Bereich ist die Überwachung von Zahlungseingängen und Zahlungsausgängen. Das beinhaltet auch Überwachung von Betriebskostennachzahlungen. Sollte ein Mieter seiner Zahlungsverpflichtung nicht nachkommen, so übernehmen wir für Sie das Mahnwesen (inklusive der Einleitung eines Mahnverfahrens oder die Abwicklung über einen Rechtsanwalt). Die Aufgaben umfassen dabei im Einzelnen:

  1. Das Begleichen von Rechnungen und die Einrichtung von Daueraufträgen z.B. für Versicherungen.
  2. Entgegennahme, Verwaltung und Auszahlung von Mietkautionszahlungen.
  3. Bonitätsprüfung von Mietinteressenten*innen.
  4. Erstellung von Mietverträgen und Abschluss von Mietverträgen.
  5. Abwicklung von Mietminderungen und Mieterhöhungen.
  6. Erstellung von Zwischenabrechnungen bei Mieterwechsel.
  7. Abwicklung von Sanierungs-, Wartungs- und Reparaturarbeiten inklusive der Einholung von Angeboten.
  8. Beauftragung von Dienstleistern zur Wartung und Inspektion von Anlagen und Geräten.
  9. Annahme und Abwicklung von Kündigungen.
  10. Auszahlung der erhaltenen Miete nach Abzug der Gebühr für die Mietverwaltung auf das vorgegebene Konto des / der Wohneigentümers*in.

Bereich 2: Bauliche und technische Betreuung durch die Mietverwaltung

Besonders in älteren Gebäuden oder in solchen mit aufwändiger technischer Ausstattung, treten immer Mängel wie etwa ein tropfendes Rohr oder ein verstopftes Abflussrohr auf. Genauso gehört dazu auch die Abnahme von Mietwohnungen inklusive Protokollierung bei einem Mieterwechsel.

Bereich 3: Rechtliche Betreuung der Mietverwaltung

Dieser Bereich umfasst die juristische Vertretung Ihrer Interessen im Rahmen der Mietverwaltung:

  1. Führen der Korrespondenz mit Behörden und öffentlichen Stellen.
  2. Erstellen von rechtssicheren Mietverträgen, Abwicklung von Ein- und Auszügen.
  3. Wahrnehmung von Gerichtsterminen.
  4. Durchsetzen der Hausordnung und Beschwerdewesen z.B. bei Ruhestörung.
  5. Vertragswesen für interne und externe Dienstleister und Mitarbeiter wie etwa Wartung für in der Wohnung eingebaute Gasthermen .
  6. Einhaltung aller Fristen, etwa im Mahnwesen, bei der Erstellung der Nebenkostenabrechnung oder bei der Abwicklung von Mieterwechseln und Rückgabe von Mietkautionen.
Fragen zur Hausverwaltung
Was ist die Erhaltugsrücklage?

Die Erhaltungsrücklage (oder besser bekannt als Instandhaltungsrücklage oder noch kürzer nur Rücklage) ist ein ganz wichtiger Bestandteil jeder Hausverwaltung. Im Grunde genommen beschreibt die Erhaltungsrücklage ein extra Konto auf dem Gelder gesammelt werden, um größere Reparaturmaßnahmen am Gemeinschaftseigentum (z.B. dem Dach des Hauses) bezahlen zu können, ohne dass jeder Eigentümer / jede Eigentümerin kurzfristig eine Sonderumlage bezahlen muss. Eine Dachreparatur kann schnell 30.000 € kosten. wenn Ihre Wohneigentümergemeinschaft aus 5 Parteien besteht, so müsste jede kurzfristig 6.000 € aufbringen. Das ist vielen Eigentümer*innen oft zu viel Geld auf einmal. Also werden über die Jahre ein festgelegter Betrag von allen Eigentümer*innen eingezogen und auf ein Sonderkonto überwiesen. Die Höhe der Erhaltungsrücklage beschließt die Wohneigentümergemeinschaft in Ihrer jährlichen Versammlung und wird in den Wirtschaftsplan eingearbeitet.

Auf eine Besonderheit möchten wir noch hinweisen: Die Gelder der Erhaltungsrücklage sind nicht pfändbar. Das bedeutet, dass wenn ein Eigentümer / eine Eigentümerin in Zahlungsschwierigkeiten kommt, so kann der Gerichtsvollzieher die bisher von dem Eigentümer / der Eigentümerin bezahlten Gelder zur Begleichung der Schulden zurück fordern.

Können wir unseren Hausverwaltungsvertrag vorzeitig kündigen?

Bei der sog. Erstbestellung einer Hausverwaltung (der Vertrag wird zum ersten Mal abgeschlossen) hat der Vertrag nach §26, Abs. 1 Wohnungseigentumsgesetz eine Laufzeit von maximal drei Jahren. Ist die erste Vertragsperiode abgelaufen, kann eine Hausverwaltung nach §26, Abs. 2 Wohnungseigentumsgesetz für maximal fünf Jahre bestellt werden. Am Ende der Vertragslaufzeit hat der Verwalter unaufgefordert die Verwalter-Vollmacht und alle Unterlagen an den Nachfolger auszuhändigen.

Tipp: Achten Sie bitte beim Abschluss des Verwalter-Vertrages, dass dies eindeutig im Vertrag geregelt ist.

Wenn es um eine vorzeitige Kündigung geht, so hat die Änderung des §26, Abs. 3 Wohnungseigentumsgesetz im Dezember 2020 eine sinnvolle Änderung gebracht Danach können Sie jederzeit den Verwaltervertrag - auch ohne wichtigen Grund - kündigen. Dazu muss natürlich ein Mehrheits-Beschluss einer Wohneigentümer*innen-Versammlung gefasst werden. Anschließend endet der Vertrag nach spätestens nach sechs Monaten.

Dabei ist zu beachten, dass die Kündigung und Abberufung des Verwalters grundsätzlich zwei unterschiedliche Dinge sind.

  • Mit der Abberufung ist die Hausverwaltung nicht mehr berechtigt, für die Wohnungseigentümergemeinschaft tätig zu werden.
  • Mit der Kündigung wird das Vertragsverhältnis zwischen der Eigentümergemeinschaft und dem Verwalter beendet.

Tipp: Achten Sie bei der Kündigung darauf, dass auch gleichzeitig der Verwalter abberufen wird.

Was ist bei einem Wechsel des / der Eigentümers*in zu beachten?

Bei einem Wohnungsverkauf oder einem sonstigem Eigentümer*innen-Wechsel gibt es zwei Möglichkeiten in Bezug auf die Hausverwaltung umzugehen. In jedem Fall sollten Sie Ihre Hausverwaltung rechtzeitig über den Wechsel informieren.

  1. Wenn Sie mit dem / der Verkäufer*in vereinbart haben, dass Sie alle Rechten und Pflichte gegenüber der Hausverwaltung übernehmen, dann läuft die Hausverwaltung ohne Änderung weiter.
  2. Andernfalls wird die Hausverwaltung mindestens alle gemeinschaftlichen Zähler (z.B. Hausstrom, Wasser) ablesen und ggf. alle anderen Eigentümer*innen und Mieter*innen bitten, die Zählerstände für z.B. Warmwasserverbrauch abzulesen. Sollte ein Ablesedienst für die Liegenschaft beauftragt worden sein, so wird die Firma sich bei den Bewohner*innen melden. Günstigenfalls erfolgt die Ablesung Kontaktlos und die Bewohner*innen müssen nicht vor Ort sein. Dafür entstehen dann interne Kosten bei der Verwaltung und möglicher Weise externe Kosten für den Ablesedienst. Diese Kosten werden üblicher Weise vom Käufer übernommen.

Tipp: Sie können vertraglich vereinbaren, dass der / die Verkäufer*in Ihnen die Kosten für den Wechsel erstattet.

Was ist die Selbstverwaltung / Benötigen wir wirklich eine Hausverwaltung?

Gemäß §21 Abs. 1 Wohneigentumsgesetzes ist es möglich die Hausverwaltung Eigenverantwortlich in Form einer Selbstverwaltung durch zu führen. Auch in der Selbstverwaltung wird einer der/die Eigentümer*in benötigt, der durch eine entsprechende Vollmacht berechtigt wird, die Wohneigentümergemeischaft zu vertreten und Verträge etc. abschließen zu können. Solange der Verwalter für seine Arbeit keinerlei Entlohnung bekommt, so ist die Situation unproblematisch. Sollte der Verwalter allerdings eine Aufwandsentschädigung oder gar ein Honorar erhalten, so wird es kompliziert.

Laut dem Gewerbeamt Frankfurt liegt immer dann eine nach §34 c Abs. 1 der Gewerbeordnung erlaubnispflichtige Tätigkeit vor, sobald die Wohneigentümergemeinschaft der Hausverwaltung eine mehr als geringfügiger Aufwandsentschädigung zahlt. Den erhaltenen Betrag muss der/die Hausverwalter/-in bei seiner Steuererklärung angeben. Wenn dass Finanzamt dann die Einnahmen als Hobby anerkennt und keine Gewinnerzielungsabsicht sieht, dann ist die Situation unproblematisch.

Sollte das Ordnungsamt oder das Finanzamt allerdings eine Gewinnerzielungsabsicht erkennen, so muss ein Gewerbe angemeldet werden und eine Erlaubnis zur Ausübung des Gewerbes beim Ordnungsamt eingeholt werden.

Das wird regelmäßig der Fall sein. Wenn man sich die Definition der Aufwandsentschädigung im §3 Nr. 12 Einkommenssteuergesetz betrachtet, so fällt die Entlohnung des Hausverwalters eher nicht unter eine der zwei dort beschriebenen Aufwandsentschädigung:

  1. Voraussetzung für eine aus nebenberuflicher Tätigkeit erhaltene Aufwandsentschädigung ist, dass die nebenberufliche Tätigkeit bei einer gemeinnützigen Organisation oder einer juristischen Person des öffentlichen Rechts ausgeübt wird und nicht mehr als ein Drittel des zeitlichen Aufwands eines Vollerwerbstätigen im selben Beruf ausmacht.
  2. Voraussetzung für eine ehrenamtlich ausgeführte Tätigkeit erhaltene Aufwandsentschädigung ist, dass das Ehrenamt nebenberuflich in einem gemeinnützigen, mildtätigen, oder kirchlichen Bereich ausgeübt wird.

Sollte Ihre Wohneigentümergemeinschaft diese Klippe umschifft haben, dann stellt sich ein weiteres Problem:

Alle gewerblichen Hausverwaltungen sind verpflichtet eine eine Vermögensschaden-Haftpflichtversicherung abzuschließen. Diese Versicherung schützt die Wohneigentümergemeinschaft vor möglichen unvorhergesehene finanzielle Schäden. Wenn Sie die Verwaltung selbst in die Hand nehmen, so empfehlen wird dringend für jeden Vertreter Ihrer Wohneigentümergemeinschaft solch eine Versicherung abschließen. Ansonsten setzten sich die Eigentümer*innen, die Ihre Wohneigentümergemeinschaft vertreten unverhältnismäßigen privaten Risiken aus.

Weiterhin bleibt dann noch das Problem der Hausgeld- und des Rücklagen-Kontos. Beide Konten müssen gemäß §27 Abs. 5 Wohneigentumsgesetz vom Vermögen der Verwalters gesondert gehalten werden. Dafür werden spezielle Verwalterkonten benötigt. Solche speziellen Konten werden nur von wenigen Kreditinstituten angeboten und verlangen immer, dass eine Verwaltervollmacht und der dazugehörige Beschluss der Wohneigentümergemeinschaft vorgelegt werden. Als Privatperson wird es Ihnen schwer fallen, solche Konten zu bekommen. Private Girokonten sind eine schlechte Wahl. Zum Einen gehören diese zum Vermögen des Kontoinhabers und könnten so gepfändet werden, zum Anderen fallen alle darauf liegenden Gelder im Falle des Todes des Kontoinhabers dem Erbe zu.  

Abschließend sollten Sie bevor Ihre Wohneigentümergemeinschaft eine Selbstverwaltung etabliert bedenken, dass neben der Verwaltung auch zunehmend Kenntnisse in Vorschriften und Gesetzten wichtig sind.

Was ist die Gewerbeerlaubnis gemäß § 34c Gewerbeordnung?

Seit dem 01.08.2018 müssen in Frankfurt alle gewerblichen Wohnimmobilienverwalter eine Erlaubnis beim Ordnungsamt in Frankfurt einholen. Das genaue Verfahren ist hier beschrieben. Neben diversen Unbedenklichkeitsbescheinigungen werden der Abschluss einer Vermögensschaden-Haftpflichtversicherung sowie der regelmäßige Nachweis über den Besuch von Fortbildungsmaßnahmen gefordert.

Tipp: Wenn Sie eine professionelle Hausverwaltung suchen, dann sollten Sie unbedingt darauf achten, dass diese Gewerbeerlaubnis vorgelegt werden kann.

Fragen zur Mietverwaltung
Was ist Mietverwaltung?

Die Aufgaben der Mietverwaltung werden in unserem Baustein 3 im FAQ-Bereich detailliert beschrieben.

Wie kann ich einen Mietverwaltungsvertrag kündigen?

In der Regel werden Mietverwaltungs-Verträge für ein Jahr abgeschlossen, die mit einer Frist von drei Monaten zum Vertragsende gekündigt werden können. Sofern es sich um eine außerordentliche, fristlose Kündigung handelt, gelten keine Vertragsvereinbarungen, sondern die Bestimmungen nach §626 Abs. 2 Bürgerliches Gesetzbuches (BGB). Demnach darf die fristlose Kündigung aus wichtigem Grund innerhalb von zwei Wochen nach Kenntnisnahme der Tatsachen erfolgen. die zur Kündigung geführt haben